Hybride werken: hoeveel kantoorruimte heeft een team in Brussel nodig?

Als niet iedereen nog vijf dagen per week naar kantoor komt, is de oppervlakte van vroeger opnieuw gebruiken zelden een goede aanpak. Het aantal werkplekken automatisch verminderen is evenmin de oplossing: piekdagen blijven bestaan.

Observeren vóór u berekent

Breng gedurende enkele weken de aanwezigheid per dag, gelijktijdige vergaderingen, bezoekers en het gebruik van stille ruimtes in kaart. Alleen het gemiddelde kan misleiden: als dinsdag en donderdag bijna het hele team samenbrengen, moet het kantoor op die dagen goed werken. Voorzie ook een redelijke marge voor aanwervingen die al gepland zijn.

Kies de nuttige vierkante meters

Een goede indeling verdeelt de ruimte over werkplekken, vergaderzalen, telefoongesprekken, opslag en informele ontmoetingen. Controleer het daglicht, de akoestiek en hoe makkelijk u de inrichting kunt aanpassen. Kantoren op de Louizalaan bieden uiteenlopende indelingen. E-LITE is een voorbeeld van deelbare kantoorruimte om te bekijken.

Vergaderzalen maken deel uit van de dimensionering van een hybride kantoor.

Behoud flexibiliteit

Vraag vóór de ondertekening of contractueel een uitbreiding, verkleining of onderverhuur mogelijk is. Laat zowel het scenario met maximale aanwezigheid als dat met groei berekenen. Zo kiest u ruimte die past bij het echte werk, niet alleen bij het aantal arbeidsovereenkomsten.

Een vraag tijdens het bezoek

Vraag om een gemeubileerd plan te zien voor uw drukste dag, niet voor de rustigste vrijdag. Waar kunnen drie mensen tegelijk bellen? Hoe ontvangt u een bezoeker tijdens een teamvergadering? Als die activiteiten elkaar hinderen, is meer ruimte of een andere indeling nodig. Hybride werken verandert de verdeling van ruimtes net zo goed als de totale oppervlakte.

Een concreet voorbeeld van een hybride werkweek

Denk aan een team van 24 mensen dat twee dagen per week thuis kan werken. Het weekgemiddelde kan doen vermoeden dat twaalf werkplekken volstaan. Maar als bijna iedereen op dinsdag aanwezig is, werken medewerkers in vergaderzalen of moeten ze weken vooraf een plek reserveren. Breng daarom de piekdagen in kaart. Neem bezoekers, mensen in opleiding en passerende collega's mee. Test daarna de indeling met echt gebruik: een klantvergadering, drie vertrouwelijke gesprekken en geconcentreerd werk tegelijk.

De juiste oppervlakte draait om meer dan individuele bureaus

Een efficiënt hybride kantoor kan minder vaste werkplekken en meer ruimtes voor specifieke taken hebben. Een kleine, goed geïsoleerde kamer voorkomt dat een videogesprek de hele kantoorvloer stoort. Lockers beperken rommel als werkplekken niet vast toegewezen zijn. Een grote projecttafel kan nuttiger zijn dan een extra rij stoelen. Vraag tijdens het bezoek om een plan op schaal en teken daarop een drukke werkdag. Werkt de indeling alleen als de helft van het team afwezig is, dan is het kantoor te klein.

De valkuil van vergaderzalen

Bij veel hybride projecten telt men de werkplekken nauwkeurig en schat men het aantal vergaderzalen ongeveer in. Net op aanwezigheidsdagen wil iedereen samenkomen: projectteams, sollicitatiegesprekken, klanten en videogesprekken. Noteer twee weken lang de gelijktijdige vergaderingen en hun omvang. Een zaal voor twaalf personen die de hele dag door twee mensen wordt gebruikt, kan wijzen op de behoefte aan kleinere afgesloten ruimtes. Een reeks belcabines vervangt dan weer geen echte samenwerkingsruimte. De indeling van het toekomstige kantoor moet de werkelijkheid volgen, ook als dat afwijkt van het ideale kantoorbeeld waarmee u begon.

Veelgestelde vragen

Kunt u zonder vaste werkplekken?

Dat kan bij sommige teams, maar controleer eerst de piekdagen, concentratiebehoeften en opberggewoonten.

Wanneer bekijkt u de gewenste oppervlakte opnieuw?

Na enkele weken met aanwezigheidsgegevens en vóór de bezoeken, zodat u gebouwen niet beoordeelt op basis van een onbevestigde aanname.